为了确保江苏省高等学校教育信息化研究会(以下称研究会)归档文件的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使研究会各项工作得以顺利开展，特制定本制度如下：
一、本规定归档范围是指研究会原始档案和在各项业务活动中形成的所涉及内容处理完毕或暂告一段落并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
1、上级主管部门的文件材料
（1）上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
（2）上级主管部门下发的本研究会要执行的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性的文件：
（3）领导视察、检查研究会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
（4）上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件凭证。
2、研究会的文件材料
（1）研究会召开会员代表大会、年会、理事会、常务理事会的会议文件，以及各种声像材料；
（2）研究会秘书处会议文件材料，专题会议材料及研究会内部组织工作活动中形成的重要文件材料；
（3）研究会颁发的(包括转发及与其他学会联合颁发的)各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（4）研究会的请示与上级部门的批复文件；
（5）研究会或内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告、年检、考核、评先材料等：
（6）研究会(报批上级和下批)人事任免(包括备案)、聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（7）研究会汇总的统计报表和统计分析资源；
（8）研究会成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其章程、制度、人员名册等文件材料和研究会财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
（9）研究会的历史沿革、大事记、年鉴、反映研究会重要活动事件的剪报和声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物以及相关展览照片、录音、录像等文件材料；
（10）研究会与有关机关、团体、企事业单位签订的各种有偿服务合同、协议书等文件材料；
（11）其他具有保存价值的文件材料。
3、研究会分支机构及非隶属机关的文件材料
（1）研究会分支机构重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件及研究会的有关批复文件；
（2）非隶属机关与本研究会联系、协商工作的重要来往文件及需要执行的法规性文件。
二、研究会及所属分支机构每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交研究会秘书处。
三、档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。
四、归档及借阅
1、归档的文件材料要完整、准确；
2、办好交接手续，填写移交单；
3、借阅档案办理手续，及时归还。
江苏省高等学校教育信息化研究会
2022年12月29日修订